Bedrijfsvoering

Het college geeft met ingang van de Jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af, ondanks dat de rechtmatigheidsverantwoording voor het verantwoordingsjaar 2024 nog niet verplicht is. De grondslag voor deze verantwoording is de kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV en de aanvullende beoordelingscriteria die zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid en beheer (Verordening ).  

Een oordeel over de financiële rechtmatigheid en de controle die de gemeente hierop uitvoert vindt plaats aan de hand van onderstaande criteria: 

• Voorwaardencriterium 
• Begrotingscriterium 
• Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 

De uitkomst van de rechtmatigheidscontrole conform de eisen vanuit de kadernota, is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in beginsel rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door de raad gestelde verantwoordingsgrens. Vervolgens vindt toetsing plaats op basis van de aanvullende beoordelingscriteria vastgelegd in de Verordening. Op basis daarvan is de beoordeling dat we ruimschoots binnen de verantwoordingsgrens zijn uitgekomen. De overschrijdingen van de gerealiseerde lasten in enkele programma’s zijn grotendeels uitlegbaar en daarmee acceptabel. 
Ten opzichte van het jaar 2024 zijn de rechtmatigheidsfouten afgenomen, met name de begrotingsrechtmatigheid is verbeterd. Bij de Tweede bestuursrapportage 2024 heeft het college extra aandacht gegeven aan het tijdig aanpassen van de begroting naar de verwachte inkomsten en uitgaven om de afwijkingen bij de jaarstukken te verkleinen en daarmee de begrotingsrechtmatigheid te verbeteren.  
In deze paragraaf worden de geconstateerde fouten/onduidelijkheden boven de rapportagegrens toegelicht. De rapportagegrens met betrekking tot geconstateerde fouten/onduidelijkheden is door de raad vastgesteld op 0,500 miljoen euro (Raadsbesluit ).  

Voorwaardencriterium 
De controle is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader vastgesteld op 12 december 2024 (Raadsbesluit ) van toepassing op het controlejaar 2024. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en door het college ter vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd. 
Vanuit de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controles (VIC) zijn onderstaande onrechtmatigheden geconstateerd boven de rapporteringsgrens. 

Toelichting op de bevindingen en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst.

Inkoop en aanbesteding 
De onrechtmatigheden bij inkopen en aanbestedingen betrof 93 contracten en hebben de volgende oorzaken: 

1. Overschrijding van de overeengekomen contractduur (0,471 miljoen euro, 6 contracten) 
2. Overschrijding van de overeengekomen maximaal te declareren uren (5,960 miljoen euro, 83 contracten) 

3. Onterecht geen Europese aanbesteding (0,352 miljoen euro, 4 contracten) 

Maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst: 

• Ieder kwartaal wordt een interne controle op inkopen en aanbestedingen uitgevoerd om tijdig onrechtmatigheden te signaleren. Hierdoor kan op tijd worden bijgestuurd en kunnen de benodigde verbeteracties direct in gang worden gezet. 
• Veelal zijn nieuwe aanbestedingen gestart om geconstateerde onrechtmatigheden te beëindigen.  
• Formats van inhuurcontracten zijn aangepast om onrechtmatigheden door overschrijding van het aantal maximaal te declareren uren bij nieuw aanbestede inhuur te voorkomen.

In 2023 bedroeg het bedrag aan onrechtmatigheden in totaal 4,826 miljoen euro.
De toename in 2024 is het gevolg van geconstateerde onrechtmatigheden bij inhuurcontracten waar een afspraak over maximum aantal te declareren uren is overschreden. Bij de verlenging van de looptijd van deze inhuur was niet standaard opgenomen om het maximum aantal te declareren uren ook op te hogen. Doorlopende contractafspraken en doorlopende bestellingen binnen enkele contracten blijven gedurende de contractperiode tot onrechtmatigheden leiden. Bij onrechtmatigheden uit voorgaande jaren is een afloop duidelijk zichtbaar.  

Begrotingscriterium

De fouten van het begrotingscriterium zijn afwijkingen op de grenzen van de baten en de lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van de exploitatie en investeringskredieten en vindt plaats op programmaniveau. Deze fouten worden getoetst aan de Utrechtse beoordelingscriteria, deze zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid en Beheer van de gemeente. De bevindingen van deze controle zijn opgenomen in de Jaarrekening 2024 bij het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid.

Programma’s 
Van het totaal van de overschrijding op de lasten (7,9 miljoen euro) is een bedrag van 5 miljoen euro als niet acceptabel aangemerkt. Dit betreft een overschrijding op de lasten binnen het programma Aantrekkelijke groene leefomgeving. Dit wordt veroorzaakt door stedelijk beheer infrastructuur als gevolg van extra inzetten op het dagelijks en groot onderhoud van wegen, achterstanden bij vervangingen van speelplekken (leidt tot meer dagelijks onderhoud) en noodzakelijk onderhoud Stadsbaantunnel. Dit is deels gemeld in de Tweede bestuursrapportage 2024. Daarnaast zijn de lasten hoger als gevolg een eenmalige afschrijving op de panden, conform BBV-regelgeving.

Kredieten  
De overschrijding op de kredieten zijn kleiner dan de vastgestelde verantwoordingsgrens en hoeven niet te worden toegelicht.

Storingen/onttrekkingen bestemmingsreserves
Vanuit de reserve Implementatie en uitvoering hervormingen heeft er een niet begrote onttrekking plaats gevonden van 0,614 miljoen euro om de gerealiseerde implementatiekosten van 2024 mee te dekken. Hier ligt geen raadsbesluit aan ten grondslag en is daarmee onrechtmatig.

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

De beoordeling is gericht op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 
De toetsing heeft plaats gevonden binnen de verbijzonderde interne controles. Tijdens deze controles is geen misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd.