Verbeteren begrotingsproces
Ook in 2024 hebben we ons gericht op het verbeteren van het begrotingsproces en de begrotingsproducten. Technische begrotingswijzigingen zijn vanaf 2024 geïntegreerd in de bestuursrapportages en het aantal voorstellen voor resultaatbestemming zijn beperkt door de mogelijkheden voor reservemutaties in de jaarrekening uit te breiden. In de Programmabegroting 2025 zijn de concrete bezuinigingsvoorstellen uit de Voorjaarsnota 2024 verwerkt en waar nodig toegelicht in de onderliggende programma’s. De paragraaf Verbonden partijen hebben we de standaard opzet van de paragrafen gegeven. Hierbij is met name aandacht besteed aan de bestuurlijke en wettelijke onderdelen. Zo is de risico-status van de verbonden partij toegevoegd en wordt er expliciet aandacht besteed aan de ontwikkelingen en beleidsdoelen. Voor gemeentebrede investeringsinformatie is een verbetering uitgewerkt. De paragraaf Investeringen bevat vanaf de Programmabegroting 2025 een investeringstabel waarin de jaarlijkse investeringsvolumes van geautoriseerde investeringen per programma, doelstellingen en investeringscategorie zijn opgenomen.
Versterken financiële functie
De financiële functie op zich is in staat is om te zorgen voor een correcte financiële verantwoording op basis van correcte financieel transactionele processen. De taakuitvoering voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van verantwoording en controle. Tegelijkertijd zijn op het gebied van financiële sturing de prestaties voor verbetering vatbaar. In 2024 is daarom gestart met het versterken van de financiële functie binnen de gemeente Utrecht. Een goed financieel beheer vormt de basis voor een goed bestuur.
In 2024 is gestart met het herijken, uitlijnen en vaststellen van de werkprocessen binnen financiën m.b.t. de jaarrekening en de voorjaarsnota. Hierbij is aandacht voor het vergroten van de kennis met name op het gebied van gemeentefonds en lokale heffingen. Daarnaast is begonnen met de herijking van de eerste financiële kaders en spelregels rondom het onderdeel Koers van de bedrijfsvoering. Het programma implementatie en gebruik van SAP is goed georganiseerd en verliep hierdoor ook in 2024 naar verwachting. Binnen het programma implementatie en gebruik van SAP is specifiek aandacht geweest voor de gebruikers. De betrokkenheid was onder de gebruikers daarom ook groot. Dat zie je o.a. terug in de deelname van de georganiseerde workshops en trainingen, en de extra inzet in weekenden en tijdens kerstreces.
In 2024 is gestart met het programma Versterken financiële functie met als doel gericht en verder bij te dragen aan het versterken van de financiële functie. Het programma ondersteunt zichtbaar wat beter kan en moet, ondersteunt bij het verbinden en oppakken ervan en monitoren of de verbeteringen daadwerkelijk plaatsvinden. Omdat alle activiteiten van de gemeente Utrecht samenhangen met beschikbare middelen, zijn er veel belanghebbenden bij het verbeteren van de kwaliteit van de financiële functie. Zo ook de raad. De advies/raadscommissie wordt 2-4x per jaar geïnformeerd met een voortgangsrapportage.
Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Over het verslagjaar 2023 heeft ons college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven, ondanks het feit dat dit nog niet verplicht was over dat jaar. Van de accountant hebben we complimenten ontvangen over de manier waarop we deze verantwoording hebben uitgevoerd en aan uw raad hebben voorgelegd in de Jaarstukken 2023. In 2024 zijn we, in nauwe samenwerking met de accountant, verdergegaan met de verbetering van de Verbijzonderde Interne Controles (VIC) die de rechtmatigheidsverantwoording onderbouwen, het standaardiseren van de VIC-plannen, de bijbehorende risico-inschatting en het verbeteren van het inzicht in IT-beheersmaatregelen. Voor 2024 hebben we de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld conform de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de commissie BBV.
Verbeteren juridische dienstverlening
In 2024 zijn de eerste stappen gezet om de juridische functie in de organisatie te versterken. Zo is Juridische Zaken als zelfstandig organisatieonderdeel gepositioneerd. Deze stevige positie helpt bij de versterkingsopgave en een toekomstbestendige juridische functie. Een aantal concrete initiatieven draagt bij aan de juridische kwaliteit en rechtsbescherming voor onze inwoners. Er is afgelopen jaar ingezet op direct contact met bezwaarmakers en verzoekers die een verzoek op grond van de Wet open overheid hebben ingediend. De kwaliteit van de procedures staat op verschillende plekken in de organisatie onder druk. Dat blijkt ook uit de cijfers hieronder. In 2024 zijn de eerste stappen gezet om meer lessen te trekken uit bezwaar en beroep en vanuit Juridische Zaken te sturen op de kwaliteit van besluitvorming. In 2025 wordt dit verder uitgebouwd.
Doelmatig inkopen en maatschappelijke doelstellingen
Op 19 maart heeft het college het nieuwe uitvoeringsprogramma MVOI vastgesteld. Met het uitvoeringsprogramma richten we ons als opdrachtgever op de vijf Utrechtse beleidsthema’s: klimaat, circulaire economie, gezonde leefomgeving, sociale & gezonde stad en ketenverantwoordelijkheid. Het programma vertaalt deze maatschappelijke doelen naar duidelijke inkooprichtlijnen, zodat het voor iedereen duidelijk is hoe zij kunnen bijdragen aan deze doelen. Samen met verschillende beleidsafdelingen hebben we uitgewerkt hoe we deze thema's concreet maken. Ook is er meer aandacht geweest voor de planvorming in de organisatie. Denk aan de keuzes die we al in een ontwerpfase maken. We hebben een ontwikkeling gestart om bij aanbestedingen beter de voortgang van de doelen te monitoren, zodat we de behaalde resultaten beter in kaart kunnen brengen en weten hoe onze inkopen hebben bijgedragen aan de maatschappelijke doelen.
Doelstellingen Financiën, Juridische zaken en Inkoop
Onderwerp | Toelichting | Doelstellingen 2024 | Realisatie 2024 |
|---|---|---|---|
Financiën | |||
Tijdigheid budgetbeheer | Onze budgetrapportages en prognoses moeten zoveel mogelijk overeenkomen met de verantwoording. | Maximaal 3% afwijking van de kosten per programma tussen het geprognosticeerd resultaat (geraamd resultaat) bij de laatste bestuursrapportage en de verantwoording. | Bij 5 programma’s bedraagt de afwijking meer dan 3% |
Juridische zaken | |||
Zorgvuldige Juridische procedure | Zorgvuldige procedures worden niet alleen van ons verwacht, maar zorgen er ook voor dat aanvullende kosten worden voorkomen. | Als overheid hebben we als taak zorgvuldig met juridische procedures om te gaan. | In bezwaar is 18% gegrond verklaard of het primaire besluit aangepast en dus in de bezwaarfase hersteld. En 13% van de beroepszaken is gegrond verklaard |
Verminderen beroepszaken | Wij willen het aantal beroepszaken terugdringen door de kwaliteit van de bezwarenzaken te verbeteren, zowel op inhoud als communicatie. | Tegen alle afgeronde bezwaarzaken wordt in maximaal 15% van de gevallen beroep aangetekend. | In 2024 is in 14% van de afgedane bezwaarzaken beroep ingesteld. Dit doel is behaald |
Wettelijke termijn | Beslissingen op bezwaar worden tijdig (binnen de wettelijke termijn) afgerond, zodat juridische procedures niet onnodig lang duren. | 80% van de gevallen binnen de wettelijke termijn. | In 77% van de bezwaarprocedures is tijdig besloten. Daarmee is het doel net niet gehaald. Ten opzichte van 2023 is dit een verbetering. Toen werd er in 70% van de zaken tijdig besloten. In 2024 hebben we verder ingezet op het wegwerken van achterstanden en het beheersbaar krijgen van de werkvoorraad |
Inkoop | |||
Naleving inkoopregels | Om de rechtmatige inkoop en aanbesteding te borgen, vind er jaarlijks een controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels plaats | De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels bedraagt maximaal 3,0 miljoen euro | Tot en met Q3 2024 is bij de gecontroleerde contracten € 1,1 mln. aan onrechtmatigheden geconstateerd. De beperkte onrechtmatigheid in 2024 toont een duidelijke verbetering ten opzichte van voorgaande jaren. De onrechtmatigheid in Q3 2024 bestaat voor € 0,5 mln. nog uit de doorloop van eerder geconstateerde onrechtmatigheden en zijn aflopend. Daarnaast zijn in Q3 2024 voor € 0,6 mln. aan nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd |
Plaatsingen Social return on Investment | Bij het inschrijven op aanbestedingen vragen we de opdrachtnemer om ter waarde van een percentage van de opdrachtsom een inspanning te plegen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (kansen op) werk te bieden | 800 plaatsingen en 0,1 miljoen euro omzet bij sociale ondernemers. | 894 plaatsingen en 2,1 miljoen euro omzet bij sociale ondernemers |
Circulair inkopen | In juni 2018 hernieuwden we onze deelname aan de Green Deal Circulair Inkopen en verhoogden we met het collegeakkoord 2022-2026 onze doelstelling. | 33% van het aanbestedingsvolume is circulair | Rapportage over de duurzaamheid-kpi’s vindt plaats in het Duurzaamheidsverslag, zoals besloten in paragraaf “C1 Sturen en verantwoorden” van het op 19 maart 2024 door het College vastgestelde uitvoeringsprogramma MVOI |
Maatschappelijk verantwoord inkopen | Actieplan MVI van 20 maart 2018: voor tien kansrijke productgroepen geldt bij inkoop het hoogste ambitieniveau van MVI (niveau 3). Ambitieniveau 1: In de commissiebrief op Motie M2015/125 is de methode toegelicht. | % aanbesteed per ambitieniveau (1-3) % gecontracteerd op ambitieniveau (1-3) Monitoring per resultaatverantwoordelijke afdeling/IRM’er. | Rapportage over de duurzaamheid-kpi’s vindt plaats in het Duurzaamheidsverslag, zoals besloten in paragraaf “C1 Sturen en verantwoorden” van het op 19 maart 2024 door het College vastgestelde uitvoeringsprogramma MVOI |