Actualiteiten
De Wet Open overheid (Woo) schrijft voor dat bestuursorganen in de begroting aandacht moeten gaan besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Hiermee wordt beoogd een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. De openbaarheidsparagraaf Woo is hiermee zowel voor de jaarrekening als de begroting een afzonderlijke paragraaf. De resultaten van het Woo jaar 2024 zijn opgenomen in de raadsbrief .
Naar aanleiding van de Invoeringstoets zijn door de VNG en de rijksoverheid een aantal onderzoeken gestart, waaraan de gemeente Utrecht een bijdrage levert. Er worden van rijkswege richtsnoeren opgesteld voor de zeer omvangrijke verzoeken. Naar verwachting wordt de Woo niet aangepast, omdat de wet nog te nieuw is. Het zal daarom vooral gaan om verduidelijkingen.
Structurele capaciteit en kwaliteit van informatiebeheer vergroten
In 2024 is de gemeentebrede capaciteit voor informatiebeheer structureel uitgebreid formatie. Er is nu voldoende capaciteit beschikbaar om de kerntaken uit te voeren en wordt voldaan aan de norm van 1 archiefmedewerker op 200 kantoormedewerkers. Een deel van de achterstanden in het werk wordt met tijdelijke formatie weggewerkt. Daarnaast wordt ingezet op verhoging van de effectiviteit door onder meer kennisdeling en uniformering. 1 op 200 norm
Meer informatie actief openbaar maken
We hebben de eerste tranche van verplichte open documenttypen, volgens de Wet Open Overheid, gepubliceerd. We hebben ons Utrechts Open Documenten Platform zo goed als gerealiseerd, waarbij ook andere gemeenten zijn aangesloten in een landelijke community om samen de gewenste kwaliteit en functionaliteit van het platform te waarborgen. Daarnaast is een goedgekeurde architectuur openbaarmaking gerealiseerd. De andere open documenttypen zullen de komende periode (tm eind 2026, volgens de looptijd van Programma Informatie Op Orde) stapsgewijs openbaar beschikbaar gemaakt worden. Voor de categorieën Woo-dossiers, schriftelijke afhandeling van klachten en convenanten zijn de voorbereidingen gestart om deze werkprocessen in te richten voor actieve openbaarmaking. Voor de categorie beschikkingen wordt als eerste stap gewerkt aan het openbaar maken van registers.
Sneller beslissen op verzoeken
Het sneller beslissen op verzoeken is gerealiseerd. In 2022 werd in 73% van de gevallen binnen zes weken besloten op het verzoek. In 2024 is dit percentage opgelopen naar 85%. De structurele verbetering van informatiebeheer en zaakgericht werken is randvoorwaardelijk om sneller en beter de gevraagde informatie in de organisatie te vinden en dus ook het verzoek tijdig en juist af te handelen.
Nieuw sturingsmodel en zoeksoftware voorbereid
Het inrichten van een uniform werkproces waarmee beter gestuurd kan worden op de keten is in voorbereiding. Besloten is om het in de gemeente Amsterdam succesvol geïmplementeerde sturingsmodel aan te schaffen. Op alle onderdelen van het proces (functies, taken, kennis en vaardigheden) is een doorlichting gedaan en zijn verbeterpunten in beeld gebracht, die we in 2025 gaan implementeren. Ook de nieuwe zoeksoftware is getest in een pilot. De pilot in 2024 is succesvol en besloten is om deze zoeksoftware in te zetten voor het doorzoeken van mailboxen. Het is niet gelukt om het sturingsmodel en de zoeksoftware al in 2024 te implementeren vanwege beperkte automatiseringscapaciteit in verband met de vervanging van het zaaksysteem, waaraan intern in 2024 prioriteit wordt gegeven. In 2025 gaan we gefaseerd de zoeksoftware koppelen aan applicaties waarin Woo-informatie zit.
Bewustzijn van openbaarheid in de organisatie vergroten
In navolging van de e-learning over privacy en informatieveiligheid willen we ook e-learning aanbieden over de Woo. Dit onderdeel is niet gelukt in 2024, omdat de aanbestedingsprocedure nog niet is afgerond. In 2025 willen wij e-learning aanbieden en op die manier het bewustzijn vergroten.